Privacy Policy
Informativa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) · Versione del [DATA]
Titolare / gestore: reOm Associazione Sportiva Dilettantistica — C.F. 93175720429
1. Titolare del trattamento
Il Titolare del trattamento è reOm Associazione Sportiva Dilettantistica (“reOm ASD”), associazione non riconosciuta con sede in Via Massimo D’Antona 16, 60033 Chiaravalle (AN), C.F. 93175720429, in persona della Presidente e legale rappresentante pro tempore.
Mail: info@reom.it , Telefono: 393 100 40 69
Sito: reom.it.
Non è stato designato un Responsabile della protezione dei dati (DPO), salvo successivo aggiornamento della presente informativa.
2. Ambito dell’informativa
La presente informativa riguarda i dati trattati attraverso il sito WordPress, i moduli Jotform, le iscrizioni alla newsletter, i collegamenti e le webapp YogaManager utilizzate per richieste di ammissione, tesseramenti, corsi, prenotazioni, presenze, pagamenti e documentazione sportiva. Le piattaforme esterne possono pubblicare informative proprie per i trattamenti svolti quali autonomi titolari.
3. Dati trattati, finalità, basi giuridiche e conservazione
| Trattamento | Dati | Finalità | Base giuridica | Conservazione |
|---|---|---|---|---|
| Navigazione e sicurezza | IP, log, dispositivo, browser, data/ora, URL, eventi tecnici | erogare e proteggere il sito; prevenire abusi; diagnosi | art. 6.1.b GDPR per il servizio richiesto; art. 6.1.f per sicurezza | per il tempo necessario alla sicurezza e secondo i log dell’hosting; di regola non oltre 90 giorni, salvo incidenti o obblighi |
| Contatti e moduli | identità, recapiti, contenuto della richiesta, allegati e campi del modulo | rispondere, gestire prove, iniziative e richieste | art. 6.1.b; art. 6.1.f per organizzazione e tutela dei diritti | fino a 12 mesi dalla chiusura, salvo instaurazione del rapporto o necessità difensive |
| Newsletter | nome, e-mail, preferenze, prova del consenso; interazioni solo se autorizzate | inviare comunicazioni promozionali e informative e misurarne l’efficacia | art. 6.1.a; art. 122 Codice Privacy per eventuali pixel di tracciamento | fino alla revoca; prova del consenso conservata per il termine necessario alla tutela dei diritti |
| Associazione e tesseramento | dati anagrafici e fiscali, recapiti, domanda, delibere, quota, rapporto con OPES/RASD, tutore | gestire ammissione, libro soci, tesseramento, assicurazione e adempimenti sportivi | art. 6.1.b e 6.1.c; art. 6.1.f per gestione e difesa | per la durata del rapporto e poi secondo obblighi civilistici, fiscali e sportivi; documenti contabili di regola 10 anni |
| Corsi e prenotazioni | abbonamenti/carnet, lezioni, presenze/assenze, recuperi, pagamenti e ricevute | erogare attività e servizi, controllare accessi e disponibilità | art. 6.1.b e 6.1.c; art. 6.1.f per organizzazione | per la durata del rapporto; dati amministrativo-contabili di regola 10 anni; dati operativi per il tempo necessario |
| Pagamenti online | nome e recapiti del pagante, importo, valuta, data e stato della transazione, identificativo del pagamento, metodo scelto, dati necessari per rimborsi, contestazioni e prevenzione delle frodi. I dati completi della carta o del conto sono raccolti direttamente da Stripe o PayPal e non sono conservati da reOm ASD | eseguire e documentare il pagamento di quote, tesseramenti, corsi, lezioni, abbonamenti/carnet ed eventi; gestire rimborsi, contestazioni e sicurezza delle transazioni | art. 6.1.b GDPR per eseguire il pagamento e il servizio richiesto; art. 6.1.c per gli obblighi contabili e fiscali; art. 6.1.f per prevenzione delle frodi e tutela dei diritti | dati amministrativi e contabili di regola 10 anni; gli ulteriori dati sono conservati per il tempo necessario alla gestione della transazione, delle contestazioni e degli obblighi applicabili, secondo le rispettive politiche di Stripe e PayPal |
| Idoneità sportiva | certificato medico, scadenza e informazioni strettamente necessarie sull’idoneità | verificare i requisiti di partecipazione e gli obblighi di tutela sanitaria | art. 6.1.c e art. 9.2.g GDPR, nei limiti della normativa sportiva nazionale; consenso esplicito solo ove realmente richiesto | fino alla scadenza/sostituzione e per l’ulteriore periodo strettamente necessario a documentare l’adempimento |
| Minori | dati del minore e del genitore/tutore, autorizzazioni, tesseramento, presenze | ammissione, tutela, attività sportiva e contatti con chi esercita responsabilità genitoriale | art. 6.1.b e 6.1.c; per categorie particolari, art. 9 GDPR | secondo le corrispondenti finalità; dati amministrativi secondo gli obblighi applicabili |
| Analytics e pubblicità | identificativi online, cookie, eventi, pagine visitate, conversioni e audience | statistiche, misurazione, remarketing e personalizzazione pubblicitaria | art. 6.1.a GDPR e art. 122 Codice Privacy, salvo configurazioni realmente assimilabili ai tecnici | secondo scelta dell’utente e impostazioni dei servizi; dettagli nella Cookie Policy |
I termini indicati possono essere prolungati quando necessario per obblighi di legge, ispezioni, contenziosi, esercizio o difesa di diritti. Alla scadenza i dati sono cancellati o anonimizzati, salvo archiviazione lecita.
4. Conferimento dei dati
Il conferimento è facoltativo per navigazione non essenziale e marketing. È invece necessario per rispondere alle richieste e, limitatamente ai dati richiesti, per ammissione, tesseramento, assicurazione, prenotazioni, pagamenti e partecipazione alle attività. Il mancato conferimento può impedire il servizio richiesto. Il consenso a newsletter, profilazione e cookie non necessari è sempre separato e revocabile senza conseguenze sul rapporto associativo.
5. Origine dei dati
I dati sono normalmente raccolti dall’interessato o, per i minori, dal genitore/tutore. Possono inoltre provenire da YogaManager, Jotform, Stripe, PayPal, OPES, RASD o altri soggetti legittimati, nella misura necessaria agli adempimenti richiesti. Quando l’utente paga online, i dati completi della carta, del conto o delle credenziali di pagamento sono inseriti direttamente nell’ambiente protetto del fornitore scelto e non vengono comunicati integralmente né conservati da reOm ASD. L’Associazione riceve soltanto i dati e gli esiti della transazione necessari per identificare il pagamento, adempiere agli obblighi amministrativi e fornire il servizio richiesto.
6. Modalità, sicurezza e decisioni automatizzate
Il trattamento avviene con strumenti cartacei e informatici secondo principi di liceità, correttezza, trasparenza, minimizzazione, esattezza e limitazione della conservazione. Sono adottate misure tecniche e organizzative proporzionate al rischio, inclusi controllo degli accessi, credenziali individuali, connessioni cifrate, backup e istruzioni agli autorizzati. Non sono adottate decisioni unicamente automatizzate che producano effetti giuridici o analogamente significativi ai sensi dell’art. 22 GDPR.
7. Destinatari e fornitori
- personale, amministratori, istruttori e collaboratori autorizzati, nei limiti delle rispettive mansioni;
- OPES, RASD, CONI o altri organismi sportivi, compagnie assicurative, consulenti, istituti di pagamento, banche e autorità quando previsto;
- Serverplan per hosting e servizi tecnici; fornitori WordPress e manutentori;
- YogaManager per gestionale, webapp, tesseramenti, presenze, certificati, prenotazioni e, se attivati, pagamenti;
- Stripe e PayPal per l’elaborazione dei pagamenti online, l’autenticazione, la prevenzione delle frodi, la gestione di rimborsi e contestazioni e gli adempimenti previsti dalla normativa sui servizi di pagamento;
- Jotform per i moduli; Mailchimp per newsletter e gestione delle liste;
- Google (Analytics, Ads, Tag Manager e servizi Site Kit) e Meta (Pixel e strumenti pubblicitari), solo secondo le preferenze espresse e le configurazioni applicabili.
I fornitori che trattano dati per conto di reOm ASD sono nominati responsabili ai sensi dell’art. 28 GDPR, ove richiesto; per i trattamenti determinati autonomamente si applicano le loro informative. In particolare, Stripe può operare, a seconda della specifica attività, come responsabile o autonomo titolare del trattamento; PayPal tratta i dati necessari ai propri servizi di pagamento anche in qualità di autonomo titolare secondo la propria informativa. Per maggiori informazioni è possibile consultare l’Informativa sulla privacy di Stripe e la Dichiarazione sulla privacy di PayPal. L’elenco aggiornato dei responsabili può essere richiesto al Titolare.
8. Trasferimenti fuori dallo SEE
Alcuni fornitori internazionali, inclusi Google, Meta, Jotform, Mailchimp, Stripe e PayPal, possono trattare dati o consentirvi l’accesso da Paesi esterni allo Spazio economico europeo. In tali casi il trasferimento avviene, secondo il servizio e il soggetto coinvolto, sulla base di una decisione di adeguatezza (incluso l’EU–U.S. Data Privacy Framework per soggetti aderenti), delle Clausole Contrattuali Standard della Commissione europea e di eventuali misure supplementari, oppure di altra base prevista dagli artt. 44 e seguenti GDPR. Informazioni o copia delle garanzie essenziali possono essere richieste al Titolare.
9. Minori
La domanda associativa e il tesseramento di un minore devono essere presentati o sottoscritti da chi esercita la responsabilità genitoriale o la tutela, come previsto dallo Statuto. I moduli devono raccogliere solo dati pertinenti, identificare il genitore/tutore e mantenere separati eventuali consensi facoltativi, compresi marketing, immagini e tracciamenti. Il sito pubblico non è progettato per raccogliere autonomamente dati da minori senza il coinvolgimento dell’adulto responsabile.
10. Comunicazioni associative e marketing
Le comunicazioni indispensabili al rapporto associativo, al tesseramento, alle prenotazioni, alle variazioni di orario, alla sicurezza e agli adempimenti statutari non sono newsletter promozionali e sono inviate sulla base del rapporto e degli obblighi applicabili. Le newsletter promozionali richiedono invece uno specifico consenso, documentato con modalità idonee (preferibilmente double opt-in), revocabile tramite il link presente in ogni messaggio o contattando il Titolare.
L’eventuale rilevazione di apertura, lettura, dispositivo o interazione mediante pixel o tecnologie equivalenti nelle e-mail deve essere disattivata fino all’acquisizione di uno specifico consenso, ove richiesto dalla disciplina applicabile, e descritta chiaramente all’utente.
11. Diritti dell’interessato
L’interessato può chiedere accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità dei dati nei casi previsti, opposizione ai trattamenti basati sul legittimo interesse e revoca del consenso in ogni momento, senza pregiudicare la liceità del trattamento precedente. Può inoltre proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali (www.garanteprivacy.it) o ricorso all’autorità giudiziaria.
Le richieste vanno inviate a info@reom.it. Prima di rispondere, reOm ASD può chiedere informazioni necessarie a verificare l’identità del richiedente. La risposta è fornita nei termini previsti dall’art. 12 GDPR.
12. Cookie e preferenze
Per cookie, pixel e altri strumenti di tracciamento si rinvia alla Cookie Policy e al pannello “Gestisci preferenze cookie”, disponibile in ogni momento sul sito.
13. Aggiornamenti
La presente informativa può essere aggiornata in caso di variazioni normative, organizzative o tecnologiche. La versione vigente, con la relativa data, è pubblicata sul sito; per cambiamenti rilevanti potranno essere utilizzati ulteriori avvisi.